Planuj rzetelnie imprezę — to się opłaca!

Nie­mal każdy z nas w swoim życiu zor­ga­ni­zo­wał, czy też ma zamiar zor­ga­ni­zo­wać domówkę, czy też jakąś ciut więk­szą imprezę. Sam mam na kon­cie orga­ni­za­cję kilku Pool­cam­pów oraz kilka imprez ze zna­jo­mymi, które były prze­waż­nie udane (jedyna wada tych imprez, o któ­rych sły­sza­łem to kac lub ból rąk po gra­niu w krę­gle męczący następ­nego dnia). Nie­ba­wem Syl­we­ster i czas dobrej zabawy ze zna­jo­mymi cele­bru­jąc nadej­ście kolej­nego roku w naszym życiu. Na przy­kła­dzie imprezy syl­we­stro­wej, którą orga­ni­zuję spró­buję w kilku kro­kach przy­bli­żyć wizję pla­no­wa­nia takich spo­tkań. Uprze­dzam — nie zaj­muję się tym zawo­dowo, także spo­sób w jaki ja oso­bi­ście zaj­muję się orga­ni­za­cją może nie być ide­alny.

Jak?

Uwa­żam, że nie­za­stą­pio­nym narzę­dziem do orga­ni­za­cji jakiej­kol­wiek imprezy jest arkusz kal­ku­la­cyjny. Nie ma naj­mniej­szej róż­nicy czy to jest Excel, Math, Google Docs, Zoho, czy cokol­wiek innego.

Lista gości

Przy­go­to­wu­jemy sobie tabelkę z kolej­nymi pozy­cjami (pola przy­kła­dowe, aku­rat wyko­rzy­sty­wane na potrzebę imprezy przeze mnie orga­ni­zo­wa­nej): Osoba, Potwier­dzona?, Noc­leg, Składka, Wpła­cone, Do zapłaty. Po kolei wyja­śnię każde pole.

• Osoba — wiel­kiej filo­zo­fii nie trzeba — pole, aby wie­dzieć o kim mowa. ;-)
• Potwier­dzona? — przy każ­dej impre­zie pro­szę zapro­szo­nych o potwier­dze­nie swo­jej obec­no­ści na max 3 dni przed imprezą. Dzięki temu możemy unik­nąć kupo­wa­nia zbyt dużej ilo­ści pro­wiantu na pla­no­wany event.
• Noc­leg — jeżeli zapra­szamy osoby spoza naj­bliż­szych oko­lic, tak też wypada im zapew­nić noc­leg. Oso­bom spoza dziel­nicy naj­czę­ściej pro­po­nuję noc­leg — więk­szość korzy­sta zaosz­czę­dza­jąc godziny spę­dzo­nej na dłu­giej podróży do domu po imprezie.
• Składka — jeżeli nie wypra­wiam urodzin/imienin to imprezy robię skład­kowe. Każdy zrzuca się na jedze­nie i picie, a alko­hol przy­nosi we wła­snym zakresie.
• Wpła­cone — logiczne — w momen­cie, gdy ktoś Wam wpłaca pie­nią­dze dopi­su­je­cie odpo­wied­nią kwotę w doku­men­cie, dzięki czemu pie­nią­dze znajomego/znajomej nie zawie­ru­szą się gdzieś w portfelu.
• Do zapłaty — w tym polu mam widoczny wynik odej­mo­wa­nia składki od kwoty wpła­co­nej. Widać wtedy kto ile musi zapła­cić, dzięki czemu pozbę­dziemy się pytań w stylu „a Ty już płaciłeś?”

Lista zaku­pów

Ponadto po pod­su­mo­wa­niu kwoty, jaką dys­po­no­wać będziemy po składce przy­go­to­wu­jemy listę zaku­pów. Dzięki temu można w pro­sty spo­sób zoba­czyć na co idzie więk­szość pie­nię­dzy i prze­glą­dać na bie­żąco jakim budże­tem jesz­cze się dysponuje.

Atrak­cje

Przy­go­to­wu­jemy też jakieś atrak­cje dla naszych gości, aby Ci przy­pad­kiem się nie nudzili — wtedy jest orga­ni­za­cyjna wtopa. ;-) Na więk­szo­ści imprez jakaś potań­cówka, kara­oke, czy też gra w Guitar Hero na kilka osób przyj­mo­wane jest z rado­ścią przez wszyst­kich. Ba, nawet w RPG, czy plan­szówkę można pograć i bawić się przy tym wyśmienicie!

Sprzą­ta­nie

Jeżeli cho­dzi o kwe­stię sprzą­ta­nia po impre­zie to uwa­żam, że naj­lep­szym roz­wią­za­niem jest robie­nie tego w miarę na bie­żąco. Dzięki temu następ­nego dnia nie będzie­cie musieli aż tak dużo robić, by przy­wró­cić dom/mieszkanie/pokój do ładu.

Wpis ten pisany jest troszkę na szybko, podej­rze­wam, że o pew­nych rze­czach po pro­stu zapo­mnia­łem z racji godziny, o któ­rej ten twór powsta­wał. Daj­cie znać w komen­ta­rzach w jaki spo­sób Wy orga­ni­zu­je­cie imprezy i ewen­tu­alne suge­stie do tego, co napi­sa­łem wyżej.